¿Pasas mucho tiempo en tu correo electrónico para dejarlo siempre al día? O por el contrario,  ¿cientos de correos electrónicos te esperan en tu bandeja de entrada y no hay forma de abordarlos? Gestionar el email puede ser una gran fuente de improductividad si nos dejamos atrapar por él.
A mí me pasaba que vivía pendiente a vaciar mi inbox continuamente, y eso hacía que le dedicase mucho tiempo, lo cual, aunque no lo creas, no me permitía avanzar en proyectos importantes.
En este artículo quiero explicarte cómo gestionar tu correo electrónico de forma rápida y efectiva, dejando tu bandeja de entrada siempre vacía pero sin que llegue a ser un ladrón de tiempo, con un método paso por paso que funciona y que he adaptado del sistema de gestión del tiempo GTD.
Además te contaré otros trucos para no dedicarle mucho tiempo.

¿Por dónde empiezo?

Quizás eres de las personas que recibe al día más de 50 correos electrónicos de los que requieren una acción por tu parte. Bienvenida al club. En ese caso, este método te va a ahorrar muchísimo tiempo, ya lo verás.

Por otro lado, a lo mejor tienes almacenados muchos emails en tu bandeja de entrada. Puede ser que se te hayan acumulado cientos de ellos, o incluso más de mil. Si ese es tu caso, te recomiendo lo siguiente:

  1. Busca en tu bandeja de entrada los emails de la última semana.
  2. Selecciona todos emails anteriores a esa semana y:
    1. Si crees que no los vas a consultar nunca más, elimínalos. Para esto no te pares a revisarlos.
    2. Si crees que podrías necesitarlos en algún momento, archívalos, quitándolos de la bandeja de entrada (dándole a archivar o agrupándolos en una carpeta que diga: mails anteriores a fecha x). Si en 6 meses o un año no has consultado esa carpeta, elimínala.
    3. Inicia el proceso que te cuento más abajo para los correos electrónicos que te han quedado en la bandeja de entrada (última semana).

¿Qué necesito?

Para este método no vas a necesitar montar nada complicado. Además estoy segura de que casi todo lo tienes ya. Sólo necesitas:

  • Un email (evidentemente)
  • Carpetas/etiquetas para archivar los correos. Aquí te recomiendo que no tengas muchas, las justas y necesarias para tu uso del email. Las básicas son:
    • Para hacer
    • Para leer/ver
    • Para consultar
    • En espera

A lo mejor, por tu tipo de trabajo o modo de vida, necesitas alguna más. Yo por ejemplo tengo otra de Ideas y otra de Inscripciones pendientes.

  • Un sistema de gestión de tareas. No sé cómo organizas tus tareas, pero entiendo que tendrás tu propio sistema donde vuelcas todo aquello que tienes que hacer. Mi sistema está basado en ZTD y en GTD (más método propio) y la aplicación que uso para mis listas de tareas es Trello.
  • Una agenda para citas y eventos, también a tu criterio. La vida se me ha simplificado desde que uso Google Calendar (parece un anuncio, pero no me pagan por esto, ¡que conste!).

Y ya está, no necesitamos nada más. Así que empecemos a gestionar el email.

Método paso por paso para gestionar el email cada día

Vamos a por ello. Abrimos el correo electrónico y…¡voalá! Ahí están nuestros más de x correos electrónicos esperando que hagamos algo con ellos. Pobrecitos, no saben que pronto van a desaparecer de la bandeja de entrada. 🙂

Paso 1.  Abre uno de los emails

El orden no importa, aunque yo te recomiendo que empieces por el primero. No importa que sea el más reciente, puesto que nuestro objetivo es quitárnoslos todos.

Paso 2. Haz una lectura rápida

Lee el email rápidamente, en forma de escáner, para saber de qué va y más o menos qué hay que hacer.

Paso 3. Pregúntate, ¿es accionable?

Pregúntate si el email requiere alguna acción por tu parte o si solamente es informativo.

Paso 4. Si no requiere ninguna acción por tu parte

En ese caso tienes las siguientes opciones:

  1. Eliminar, si la información que aparece no es interesante para ti.
  2. Pasar a la carpeta Para leer/ver, si no sabes si es interesante y quieres leerlo con detenimiento en tu momento de leer (es importante que no lo hagas ahora, estamos gestionando el email, no leyendo).
  3. Archivar, si consideras que lo vas a necesitar alguna vez. Quizás tengas un archivo general o quizás quieras pasarlo a la carpeta Para consultar.

En cualquiera de los tres casos, el email desaparece de nuestra bandeja de entrada.

Paso 5. Si requiere acción, ¿se puede hacer en menos de 2 minutos?

Si la respuesta en el paso 3 es sí, es decir, que el email sí requiere alguna acción por tu parte, la siguiente pregunta que debes de hacerte es si esa acción se puede hacer en menos de 2 minutos.

La regla de los dos minutos es una técnica de gestión de tareas muy práctica que dice que todo lo que se pueda hacer en menos de 2 minutos se hace ya.

Así que si la acción que requiere este email se puede hacer en menos de dos minutos, hazlo ya, y saca ese correo electrónico de la bandeja de entrada.

Quizás la acción es contestar de forma breve el email o avisar a alguien de algo o conformar una cita, etc. Lo que sea, hazlo.

Y de nuevo ese correo electrónico desaparece de la bandeja de entrada. ¡Ya nos queda menos para dejarla vacía! Seguimos.

Paso 6. Si no se puede hacer en menos de 2 minutos

En el caso de que no se pueda hacer en menos de 2 minutos, los siguientes pasos a seguir serían:

>Si la tarea es compleja

Si la tareas es compleja, la dividimos en subtareas (de menos de 30 minutos) y apuntamos todas, o al menos las primeras a realizar, en nuestro sistema de gestión de tareas. En este caso, el correo electrónico lo pasamos a la carpeta Para hacer, y desaparece de nuestra bandeja de entrada.

>Si la tarea es sencilla

Si la tarea se puede hacer en menos de 30 minutos, nos preguntamos cuál es la siguiente acción.

  1. Puede ser que parte de ella tenga que ver con una cita o evento, con lo cual lo apuntamos en nuestra agenda.
  2. Puede ser que sea una tarea que vayas a delegar. En ese caso avisamos a la persona responsable de realizarla y archivamos el correo en la carpeta En espera, para de vez en cuando revisar si la tarea se ha realizado.
  3. Puede ser que sea cualquier otro tipo de tarea. Entonces la apuntaremos en nuestro sistema de gestión de tareas, y la realizaremos más adelante según nuestra planificación diaria, semanal o mensual. Este email, de nuevo, se archiva en la carpeta Para hacer, y desaparece de nuestro Inbox.

En los tres casos el correo electrónico deja de estar en la bandeja de entrada, sin peligro de que se nos vaya a olvidar la tarea.

Paso 7. Abre el siguiente correo electrónico

Ya has terminado de gestionar el primer email de tu bandeja de entrada. Ahora realiza los pasos 2 al 6 con cada uno de los siguientes correos electrónicos de tu inbox.

Aunque puedan parecer muchos pasos, te aseguro que en la práctica se tarda segundos en gestionar cada correo, así que en muy poco tiempo habrás gestionado el email y tendrás tu bandeja de entrada vacía.

Otros trucos para no dedicarle mucho tiempo a gestionar el email

Gestionar el email puede ser un auténtico ladrón de tiempo si no tenemos las ideas claras y un buen sistema de gestión de éste.

Este método que te acabo de contar te ayudará a recortar mucho el rato que pasas en tu bandeja de entrada.

Otros trucos que te ayudarán a reducir el tiempo dedicado a esta tarea diaria son:

  • No tengas el email siempre abierto. Si eres de las personas que contestan cada email conforme entra en tu inbox, tienes un verdadero problema de gestión del tiempo. Mantenlo cerrado y ponte horarios para gestionarlo (quizás una vez en la mañana y otra en la tarde). Avisa a tus colegas y/o clientes de este horario, para que si necesitan algo urgente de ti te contacten por otra vía.
  • No abras el email a primera hora de la mañana. Puedes planificar tu día y semana con toda la buena intención del mundo, pero si abres el correo a primera hora de la mañana, lo más probable que tu día termine siendo planificado según la planificación de los demás, no la tuya.
  • Da de baja todas las suscripciones que no te interesan. Con el boom del email marketing recibimos cientos de newsletters. Cada día, al gestionar el email con el método que te he contado, en cada correo electrónico que elimines reflexiona si realmente te sigue interesando la información que te envían. Si no es así, date de baja de esa suscripción, no se tarda nada (normalmente al final del email tendrás un enlace para darte de baja). En menos de un mes ya sólo te llegarán correos electrónicos que te interesan y, créeme, ganarás mucho tiempo.
  • Escribe correos electrónicos cortos. A parte de que ahorrarás tiempo al escribirlos, al escribir correos cortos se suele concretar más y expresarse de forma más clara, de modo que tus cadenas de correo se reducirán, y por tanto el tiempo que le dedicas a esos correos extras. Pídele a las demás personas con las que sueles escribirte que también lo hagan.
  • Concreta muy bien los asuntos. Un buen asunto puede ayudarte posteriormente a encontrar con el buscador de tu email la información que contiene el correo de forma mucho más rápida. Trata de que cada correo tenga un sólo tema a hablar, y si son varios, desglosa en varios emails con asuntos distintos.
  • Pon filtros. La mayoría de los gestores de correo electrónico dan la opción de poner filtros, de manera que, de forma automática, ciertos correos pueden archivarse en carpetas concretas, como Para leer/ver o Para consultar, sin que pasen por tu bandeja de entrada.
  • No uses el email como recordatorio. Si tienes un buen sistema de gestión de tareas, no necesitas dejar un correo electrónico en la bandeja de entrada para no olvidar dicha tarea.

Más tiempo para ti y claridad mental

Prueba este método y verás cómo gestionar el email no debe ser una tarea interminable y te hará mejorar tu productividad, para avanzar en aquellos proyectos que de verdad marcan una diferencia en tu trabajo o negocio.
Toma el timón de tu tiempo, y no dejes que el correo electrónico haga que tu tiempo lo determine las peticiones de otras personas.

Te animo a que pruebes la sensación que produce ver tu bandeja de entrada vacía cada día, sin atraparte en ella. Sentirás claridad mental, equilibrio y orden. Compruébalo.
Y en tu caso, ¿cuál suele ser tu principal problema a la hora de gestionar el email? ¿Cómo lo estás resolviendo? ¿Nos lo cuentas?

¿Interesante? Comparte...Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn